こんにちは。

これまでの仕事術

「タイムマネージメント」

「PCのデスクトップ」

「記憶と記録」

に続き、
今日は仕事術④「打合せ・会議」


についてお話していきます。
まず、私自身、
打ち合わせや会議が
あまり好きではありません。

特に、
・事実確認、現状報告のみの打ち合わせ
・着地点の決まっていない会議
・発言する人は数名なのに
人数ばかり多い会議
・「この件は後で決めましょう」
が許される会議
・担当者と上長のみで成り立つ
打ち合わせ
・毎週決まった時間に開始される
定例会議


などなど。

どうして好きではないかというと、
これらすべて「時間の無駄」
だと思っているからです。

これらの会議の現状と
改善方法について
一つずつ考えてみました。


事実確認・現状報告会議

各個人がA4一枚にまとめたWord等のファイルを
全員宛てにメール送信で終了。


わざわざ
会議室をとり
時間になったら仕事を中断し
同じ時刻に同じ場所に集まる
必要がありますか?

メール送信であれば
伝えたい内容をまとめるときに
整理ができ、記録にも残りますし、
送られてきたファイルも
空いた時間に確認できます。


みんな集まって
「私これやってます。」
「私これやりました。」
「○○の△△が問題です」
「○○が進行中で返事待ちです」

とか言っていれば
仕事をした気になるのでしょう。

あるいは長々と自分の話をして、
仕事してます!
アピールでもしたいのでしょうか。

そんなものは誰も
聞きたくありませんよね。

最終的に、何が言いたいの?
ってなりますよね?

とはいっても
メール送信では送った内容を
他の人が見ているか
どうかわかりませんし、
「私はこれだけの仕事をしているんだ!」
というのが他の人たちに
伝わりにくいのは確かかもしれません。

着地点の決まっていない会議

「これ、どうしましょう?」
とか
「何にしましょう?」
のような漠然とした議題だと
会議の着地が上手くきまりません。

着地どころか、
「あれ、何の話してたっけ?」
と迷宮入りしたり
「○○にしよう!」が本題とは
ズレていたり・・・。

結局ほとんどのところ
巡り巡って
担当者が考えることになるんです。

そして担当者がうまいこと誘導して
上長に決めさせるんです。

そうなると
当事者じゃない人達が
会議に参加している
意味がありません。

だって当事者じゃないと
真剣には考えませんよ。

同僚といえど所詮
人事なのです。

誰か特定の人の意見が欲しければ、
会議ではなく、
直接その人に聞けばいい話なのです。

あらかじめ着地点を決めておき、
会議をしている風を装って
それとなくその着地点に
落ち着くように話を持っていく。

なるべく短時間で会議を終えられれば
Goodです。
あくまで「会議で決定した」
ということが重要なので。


発言する人は数名なのに人数ばかり多い会議

これこそ人件費の無駄
だと思いませんか?

黙っている人は
何しに来てるんですか?
寝てるんですか?
その場にいることに意義がある
的な感じですか?

と思ってしまいます。

こういう場合は少々手間ですが
テーマごとに参加する人を
入れ替えるべきだと思います。

自分のテリトリー外、担当外の話を
されても何も言えないですよ。


「この件は後で決めましょう」が許される会議

それを決めるための会議を別途やる、
ということでしょうか?
では、今この瞬間は
何の会議なのでしょう?

「あとで会議をやりましょうね」
ということを確認するための
会議ですか?

会議はあらかじめ決めることを柱として
明示しておかないといけません。

小学生のとき、
議題とか小柱1、小柱2とか
やったあれです。

なるべく脱線せずに
決めることはビシッと決める。

それこそ会議。
会議主催者は先に結論を決めておき
そこに向かって話をしていくのも大事です。


担当者と上長のみで成り立つ打ち合わせ

その人たちでやってください。
情報共有が必要なら要点を
Cc: メールやSNSにアップしてくれればいいので。

定例会議

決まった曜日、
時間にとりあえず集まりましょう、
だなんて
なんて目的のない
会議なのでしょう。

会議は決めるべき
議題があってこそでしょ。

仮にあったとしても、
それは参加者全員に
関係がなければ
担当者と上長でやってください。


ということで
少し皮肉めいた表現もありましたが
自分なりに打合せ・会議について
考えたことを紹介させて頂きました。

少しでも共感頂ければ嬉しいです。

最後まで読んでいただき
ありがとうございました。