こんにちは。

今日は仕事術として、

「思い出せない」をなくす記録術

ということで
記録と記憶
についてお話したいとおもいます。
記憶と記録
簡単に言えば

記憶は

「頭の中へのインプット」

 記録は

「外部から得た情報のプロット」


あるいは

「頭の中にインプットされた情報や考察したことなどを
アウトプットしたもの」


と言えます。

この記憶と記録を上手に使うことで
得られた情報、考えた事あるいは仕事について
余すことなく手中に留めておく事が可能になります。

この記憶と記録の方法は
PC上のフォルダの概念に似ています。


私は業務の性質上 

①複数の仕事(測定など)を同時に行う

②それぞれの仕事(測定など)は1日単位で終わるものから、
1ヶ月、あるいは3〜4ヶ月費やすものなど様々ある

③年単位で業務の内容を振り返り、参照することがある

④数年前の仕事と全く同じことを繰り返すことがある

⑤断続的に進めて行く仕事もある


といったように、様々な時間特性をもっています。


これらの「記録」はできる限り詳しく、
また
他の人が見ても概要くらいは理解できるように
心がけておかなければなりません。

その為には、
どこにどんな「記録」が残っているかわかるように導く
必要があります。

そこでまず、私が行っている「記録」方法を紹介します。

①ノートは3〜4冊を同時進行で使う

②ノートの表紙には業務内容がわかるように一行でタイトルを書いていく

③ノートの背にはノート番号をナンバリングする

ノートのどこかに使用開始年月と終了年月を記載する

終了したノートにはタイトルごとにタグをつける

ノートをまたいだ場合、同一のタイトルに①②など番号をつける 

ノートのナンバリングとタイトルをエクセルでまとめる

⑧ルーズリーフは使わない

⑨ノートはなるべく最後まで使用する

の9項目です。

それではひとつずつ解説していこうと思います。

①ノートは3〜4冊を同時進行で使う

複数のタスクを分別するためにノートを複数(タスク数分)
用意します。
こうすることで、各タスクで自由にノートを使えます。

一冊のノートをタスクごと分けて使用すると、
ノートが余るタスクや、反対に足らないタスクが出てきて
後に検索しにくくなりますし、ノートが無駄になります。

ここはケチらないでいきましょう。

②ノートの表紙には業務内容がわかるように一行でタイトルを書いていく 

ある先輩はノートの表紙に
「データ測定」
とだけ書いてありました。

これでは後々表紙を見た時に
どんなタスクの記録がされているのか
分からなくなりますよね。

どのようなタスクの記録がされているか
表紙を見ただけでわかるようにしておくと
ペラペラとノートを開く手間が省けます。

③ノートの背にはノート番号をナンバリングする

後に記載する⑦で必要になります。
ノートは棚などに整理する際、基本的には背の部分しか目に入りません。

ナンバリングをしておくと
対応するノートをすぐに見つけられます。

ノートのどこかに使用開始年月と終了年月を記載する

これは事務作業的要素が強いですが、
これを記録しておくことで
いつごろ行ったタスクかを振り返ることができます。

終了したノートにはタイトルごとにタグをつける

一冊のノートには複数のタスクを記録されています。
タグをつけることで対応するページを即座に開くことができます。
ノートをペラペラ探す作業とはおさらばです。


ノートをまたいだ場合、同一のタイトルに①②など番号をつける 

長期間のタスクとなると、一冊のノートでは足らなくなります。
複数のノートに分かれてしまってもいいように
タイトルに番号を付けておくと便利です。

ノートのナンバリングとタイトルをエクセルでまとめる

「あの測定の結果、どうだったかな・・・」
と振り返る際、
ノートのナンバリングとタイトルがエクセルでまとまっていると
エクセルファイルを開く→ノート特定→タグでページを開く
の3工程で見たい結果に行きつきます。

これがないと、ノート一冊一冊を手に取り、
表紙を確認しなければなりません。

ノートの数が少ないうちはいいかもしれませんが、
ノートの数が増えると手間になりますよね。

ちなみにいま私のノートは40冊目になります。

⑧ルーズリーフは使わない

内容の異なるタスクがルーズリーフの
表裏になるのって気持ち悪いですよね。

あと、バインダーを落としたりして
ルーズリーフがバラバラになったら最悪です。

また、ノートの「一冊」のように境目がはっきりしないので
逆に後から検索しにくくなります。

⑨ノートはなるべく最後まで使用する

これはコツというよりポリシーですね。
無駄な白ページをなくすことで
密度の濃いノートを作っていくことができます。


以上、参考になりましたでしょうか?
ここまでが「記録」について私が実践している
ポイントになります。

次に「記憶」ですが、

ノートを見ずに過去のデータやプロセスを思い出すことができれば
「記録」の必要はありません。
ただ、我々が人間である以上、どうしても忘れてしまいます。

そのため、過去に行ったタスクの「記憶」は
必ずしも詳細である必要はなく、断片的で構わないと思います。

頻繁に記憶の引き出しから取り出すタスクであったり、
行ったばかりのタスクであればある程度「記憶」で
まかなえます。

しかし、めったに開けない記憶の引き出しにあるタスクや
古いタスクの場合、記憶はとてもあいまいです。

そのようなタスクに関しては、

①そのタスクをやったかやっていないか

②そのタスクの記録はどこにあるか
→これは「記録」⑦でカバーできます。

③複数ノートに同じタスクが分かれている場合、
タイトルのナンバリングでどのあたりだったか


くらいを覚えておけば、あとは「記録」が
助けてくれます。

もちろん、その「記録」がテキトーであった場合は
過去の自分を憎むことになりますが・・・。



さて、記憶と記録については以上になります。

なにかひとつでもいいな
と思っていただけたら幸いです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。